Efektivnost právního týmu nespočívá pouze v odbornosti a znalosti společnosti – jeho skutečnou devízou je schopnost řešit právní problémy pomocí dobře nastavených procesů.
Doba čtení: 6 minut
Co je hlavní přidanou hodnotou interních právníků? Právní odbornost? Jejich dobrá znalost společnosti? Samozřejmě, všechny tyto faktory hrají důležitou roli. Co však skutečně odlišuje efektivní interní právní tým od běžných právníků, je jeho schopnost řešit konkrétní právní problémy společnosti pomocí dobře nastavených a účinných postupů. Tyto procesy jsou základem pro hladké fungování právní agendy, zlepšují komunikaci a přispívají k dlouhodobému rozvoji organizace.
Jak uvádějí odborníci, „organizace mají schopnosti, které existují nezávisle na schopnostech lidí, kteří v nich pracují;“ tyto schopnosti jsou přitom výsledkem právě procesů zavedených v těchto organizacích[1]. Není to nová myšlenka: Jako příklad lze uvést řízení společnosti Toyota, které je založeno na představě, že chyby jsou většinou systémového původu; Toyota sama proto vyvinula inovativní postupy umožňující zaměstnancům snadno hlásit problémy přímo na pracovišti[2]. V kontextu právního managementu je význam efektivně nastavených nástrojů a postupů zřejmý: „s těmi správnými nástroji založenými na procesech může i nezkušený právník odvést nadprůměrnou právní práci“[3].
Interní právní kanceláře dnes pracují se širokou škálou různých manažerských metod a nástrojů, jako jsou Six Sigma, analýza SWOT nebo jiné standardní operační postupy[4]. Zvláštní pozornost si pak zaslouží metodika DMAIC, která propojuje jednotlivé základní kroky procesů řešení problémů do uceleného rámce[5]. Akronym „D, M, A, I. C“ představuje zkratku označení jednotlivých etap cyklu, které jsou na sebe postupně navázány a logicky vymezují, na jaké činnosti jsou zaměřeny. Zkratka „D, M, A“ znamená : Definovat, Měřit a Analyzovat (define, measure, analyze), a tyto kroky ve své podstatě představují identifikaci problému a jeho příčin jako předpokladu pro poskytování adekvátních řešení[6]. Písmeno „I“ znamená Zlepšit (improve) a jeho cílem je odstranění faktorů identifikovaných předchozím postupem, které nepřinášejí hodnotu; Poslední písmeno „C“ pak znamená kontrolovat, resp. řídit (control) a jeho cílem je integrace pricncipů zlepšování do každodenní praxe.
Vedle procesů zaměřených na řešení problémů je pro plynulé fungování právních služeb klíčové také vhodné nastavení komunikačních kanálů. Interní komunikace napříč organizací je zásadní nejen pro samotnou identifikaci rizikových scénářů, písemných plánů a kontrolních seznamů jejich řešení, jakož i pro jejich implementaci, ale také pro zvyšování povědomí ostatních zaměstnanců[7]. Rovněž externí komunikace, např. s obchodními partnery či klienty, představuje nedílnou součást celkového řešení, a musí proto projít kontrolními postupy, které právnímu týmu umožní odhalit případné nedostatky[8].
Nalezení optimálního systému řízení právních procesů představuje výzvu. Realizace skutečně životaschopného akčního plánu přitom často není jednorázovou záležitostí, naopak se jedná o iterativní proces, který vyžaduje průběžné učení a přizpůsobování uvnitř organizace i mezi klíčovými externími partnery“[9]. Při návrhu systému řízení právních procesů je proto vždy klíčové začít s vědomím jeho významu. Jeho návrh by měl odpovídat specifickým potřebám organizace a vytvářet pevný rámec pro řízení právních záležitostí a podporu rozvoje společnosti.
Efektivní řízení právních procesů není jen o řešení problémů – jde o strategický přístup, který dokáže posunout vaše podnikání na novou úroveň a zároveň podpořit jeho dlouhodobý růst. Jen ty nejúspěšnější organizace dokážou právní výzvy nejen zvládat, ale i předvídat. Jak? Díky profesionálně navrženým právním procesům, které eliminují zbytečná rizika, šetří čas a optimalizují náklady.
[1] T.J. Replogle, « The Business of Law: Evolution of the Legal Services Market Notes », Michigan Business Entrepreneurial Law Review, 2017 2016, n°2, p. 303.
[2] M. Callier et A. Reeb, « The Industrial Age of Law: Operationalizing Legal Practice through Process Improvement », Oregon Law Review, 2015 2014, n°4, pp. 877‑878
[3] Ibid., p. 867
[4] Ibid., p. 870 ; S. Miller, « Ten Things: Creating a “SWOT” Analysis of the Legal Department », Ten Things You Need to Know as In-House Counsel®, 26 mai 2020 ; S. Miller, « Ten Things: Creating Standard Operating Procedures for the Legal Department (Just a Fancy Way of Saying “Checklists”) », Ten Things You Need to Know as In-House Counsel®, 30 novembre 2023.
[5] See T.J. Replogle, « The Business of Law », art. préc., p. 304 ; M. Callier et A. Reeb, « The Industrial Age of Law », art. préc., p. 870 s.
[6] See supra Article 4: “In-house lawyers as risk managers”.
[7] See S. Zguendi, « Quel est le rôle du département juridique au sein de l’entreprise ? », DiliTrust, 28 février 2023 ; S. Miller, « Ten Things: Crisis Preparation 101 », Ten Things You Need to Know as In-House Counsel®, 3 mars 2015.
[8] See S. Miller, « Ten Things: Dealing with a Pandemic (Yes, I am Talking About the Coronavirus) », Ten Things You Need to Know as In-House Counsel®, 16 mars 2020.[9] R.C. Bird et D. Orozco, « Finding the Right Corporate Legal Strategy », MIT Sloan Management Review, septembre 2014, n°1, § « Reaching the Right Pathway ».